很多同学在上学期间，邮件里习惯了用各种网络用语和玩笑话，但是这种习惯一旦带到职场里面就懵逼了。对于那种写给教授或者老板的正式邮件，我们应该如何措辞？有哪些需要注意的细节？学霸君手把手教你写一封正式邮件
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文｜夏小正
From 知乎
今年大学刚毕业，到目前为止上班两个月，因为工作关系，每周会查收上千封不同用户发来的邮件，截止 9 月底，总共大概 7000 封以上，看多了之后，慢慢的会发现很多有趣的「细节」：或把本该写在正文里的内容，写在了标题里，一长串看着着急；有的则在正文中，添加一些恰当的表情，让人看着感觉暖心。 今天，在这里和各位分享一下看了那么多邮件之后，对于「邮件写作」的所思与所学。 在学校里的时候，部门招新，收到过很多学弟学妹们发的报名邮件，基本是惨不忍睹，大多是「无标题」，「无正文」，「无签名档」，然后还得下载附件查看才知道是谁发的邮件。这类情况太多太多，即使很多已经混迹于职场的同仁，也不免存在这种「致命伤」。
一封邮件不能完全说什么，但它在某种程度上代表着，你对收件人的尊重程度，以及你个人的修养，好的邮件会给你加分噢。
「关于主题」
一定要写！ 提取所写邮件的关键信息，让收到邮件的人知道，这封邮件值不值得看，是否为垃圾邮件！
如果不写的话，一般会默认为「无主题」，对于经常看邮件的人来说，这是非常糟糕的体验。
如投简历的时候，主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。
「关于正文」
简明扼要！
对于收件人的尊称要有，以及在正文末加上类似于「以上，谢谢！」内容，会让收件人觉得你很礼貌。
正文的要求是「说人话」，除非一些特殊的情况外，尽量化繁为简，一句话能说清楚的不用两句话。
「关于签名档」
不是必须要，但有最好！进入职场的人，基本都是有的！
当你是第一次给某人发邮件时，你的签名档算是你的个人名片，收件人可以在签名档里知道你的基本信息，如果有进一步的沟通，可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。
补充一句，应该会有人不知道什么是邮件的签名档，以及该如何去设置，这里不科普了，欢迎百度。
「关于邮箱昵称」
这其实是个细节问题！
收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人，可能都有体会，因为这些邮件里的邮箱昵称，如果没有设置过的话，大都源自你的 QQ 昵称，所以你懂的。
对于已经进入职场的人，要额外注意这个细节，把邮箱的昵称进行修改一下，以符合你现在的工作场景需要，即使用的不是 QQ 邮箱。
别弄个英文名，别人看了半天也不知道是谁，建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。
「关于抄送」
发送和抄送别弄混了！
所写邮件，应该发送给哪些人，应该抄送哪些人，需要搞清楚喔，不然会很尴尬，尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。
关于邮件的抄送是有点学问的，这里不细说，在初入职场时，如果有不明确的，及时问上级，沟通确认之后，再进行下一步操作。
「关于附件命名」
其重要性和邮件主题一样！
永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。
如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件，当他们下载之后，在一个文件夹里都出现各种「新建」时，估计他要疯的。附件的命名，也是需要根据关键词，简明扼要的写，如果是公司的一些文档，最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。
「关于附件」
能够贴在正文里面的附件，请都贴出来！
让收件人进行繁琐的操作，才能查看到的邮件，都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时，如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看，他还得需要先下载相关软件，才能看到你附件里的内容，这其实是减分项。
表格里的内容，其实可以用系统自带的截图工具，导出图片，贴到正文里面；如果是 PDF 的文档，也可以通过导出图片等形式，贴到正文。
收件人可以一目了然，根据需要再考虑，是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是，这一点不是必须的，因为你会发现很多人的邮件里，其实并没有做到这一点，如果你做到了，Nice！
「其它若干细节」
写好邮件一定要，检查！检查！检查！重要的事情说三遍。
检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。
检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。
收到邮件及时的回复，这是对于发件人的尊重，也是一种基本的职场礼仪。
分清楚「回复」与「回复全部」的差异，什么时候什么内容该「回复全部」，需要额外小心。
入乡随俗，不同的公司，可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求，包括使用哪种字体、默认字号等，所以到了新的地方之后，先了解一下这个细节，并且在之后的邮件写作中注意。
如果是经常会和邮件打交道的人，或者是有多个邮箱的人，推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端，可以节省很多时间以及提高效率，这点用过的人都知道。比如，我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等，用一个邮件客户端，第一次绑定之后，每天打开客户端，即可查收到所有绑定邮箱的邮件。
抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧，把里面的每一栏都去看看，同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。
一般来说，邮件的签名档可以设置多个，所以可以根据自己不同的场景需要，先配置常用的几个签名档，在发送邮件时，根据情况选择。
试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则，可以减少花在每天查找邮件上的时间。
一次性码完，应该会存在错别字、语句不通之处，请勿在意。也还存在颇多需要补充的点，欢迎大家指出。 其实邮件里提到的某些点，我目前都还没有完全做到，不过我也会尽量的规避一些常见的错误，努力的把每一封从自己邮箱里发出去的邮件，在细节上都做到最好。和各位共勉。
本文系答主授权发布，By 夏小正，小正说事 https://life.zhangxingqiu.cn 吃鱼爱好者 / 无辣不欢，From 知乎， 欢迎分享到朋友圈，未经许可不得转载，学霸君 诚意推荐
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